Privacy policy

Laatste update privacyverklaring: 15.11.2022

Bij Arvesta hechten we belang aan de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Wij nemen dan ook alle passende maatregelen om uw privacy te beschermen overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de ‘AVG’).

Deze privacyverklaring heeft de bedoeling om u te informeren hoe we omgaan met de persoonsgegevens die wij van u verzamelen, waarom wij deze willen verzamelen, hoe wij deze willen gebruiken en hoe wij hiermee omgaan.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die ARVESTA verzamelt en verwerkt van de gebruikers van deze website.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens?

De verschillende vennootschappen die personeel tewerkstellen binnen de groep van ondernemingen bij ARVESTA zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (hierna genoemd: ‘ARVESTA’ of ‘wij). Een volledige lijst van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn terug te vinden op het einde van deze privacyverklaring.

De vennootschappen zijn als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken overeengekomen dat AVEVE BV, met ondernemingsnummer 0403 552 464 met zetel te 3012 Leuven (Wilsele), Aarschotsesteenweg 84, de concrete uitoefening van de verplichtingen inzake informatieverstrekking en de uitoefening van uw rechten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens op zich neemt.

Binnen ARVESTA, werd een functionaris voor de gegevensbescherming aangeduid, die toezicht houdt op de bescherming van uw persoonsgegevens. U kunt deze persoon contacteren via privacy@arvesta.eu.

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we van u via deze website?

Op het ogenblik dat je solliciteert - hetzij spontaan, hetzij op een welbepaalde vacature -, verzamelt en verwerkt ARVESTA uw gegevens:

• Die je zelf meedeelde via de ARVESTA-jobsite;
• Die ARVESTA verkreeg door je sollicitatie via social media (oa. Facebook, LinkedIn, Messenger, Instagram);
• Die ARVESTA ontving via persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of email met of van u;
• Die ARVESTA ontving van externe selectie- en rekruteringsbureaus waarmee ARVESTA samenwerkt in het kader van uw sollicitatie.

Het kan onder meer gaan om de volgende gegevens:

• Je curriculum vitae, je foto indien je beslist om deze te geven, je motivatiebrief;
• Identificatiegegevens zoals naam en voorna(a)m(en);
• Persoonlijke gegevens zoals geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit;
• (Indien van toepassing) Het bezit een arbeids- en/of verblijfsvergunning voor de Europese Economische Ruimte (EER);
• Contactgegevens zoals woonplaats, adres, e-mailadres, telefoon (vast en/of GSM nummer);
• Opleidingsgegevens zoals diploma, stages, bijzondere opleidingen, bijscholingen en cursussen;
• Vaardigheden zoals rijbewijs, taalvaardigheden, IT-vaardigheden, sociale vaardigheden en professionele ervaringen bij vorige werkgever(s);
• Hobby’s en lidmaatschappen.

De hierboven vermelde opsomming is niet limitatief, ook andere gegevens die nodig zijn om de geschiktheid voor een specifieke vacature, kunnen verwerkt worden.

ARVESTA verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, zoals gegevens betreffende ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid, seksueel leven, verdenkingen, vervolgingen of strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen. Als in een specifieke situatie toch gevoelige informatie over een sollicitant zou worden verzameld, gebeurt dat op basis van een geldige uitzonderingsgrond vb. de gegevens worden door de sollicitant zelf openbaar gemaakt, informatie voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid volgens het toepasselijke recht.

Doel en rechtsgrond om uw persoonsgegevens te verwerken en te bewaren

Je persoonsgegevens worden verwerkt om je sollicitatie - spontaan of voor een welbepaalde vacature - te registreren. De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang voor ARVESTA, met name het screenen, selecteren en rekruteren van geschikte en bekwame medewerkers voor een welbepaalde functie. Vervolgens worden deze gegevens ook gebruikt om je te informeren over het gevolg dat ARVESTA geeft aan uw sollicitatie.

Daarnaast gebruiken we uw gegevens ook om studies en statistieken te maken, waarbij zo snel als mogelijk de link met de individuele persoon wordt doorbroken. Het samenbrengen van data voor de ontwikkeling van analytische modellen maakt het mogelijk datagedreven inzichten te krijgen, die als ondersteuning gebruikt worden om strategische keuzes te maken met betrekking tot de kwaliteit van ons selectie- en rekruteringsproces.

Tot slot, indien u weerhouden wordt zullen uw gegevens gebruikt worden voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst, alsook om u via e-mail een login te bezorgen waarmee u zich kan aanmelden op het sollicitantenportaal op de website. Dit profiel laat u toe om onder meer uw sollicitatie na te lezen, uw geplande gesprekken op te volgen en extra informatie te bezorgen aan ons, indien nodig. Tevens zal er ook bijkomende noodzakelijke informatie, waaronder gegevens van je e-id, een kopie van je (hoogst) behaalde diploma en je bankrekeningnummer, opgevraagd worden.

De gegevens van sollicitanten die door ARVESTA worden verzameld en verwerkt zijn toepasselijk, relevant en niet overbodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt.

Correctheid van de gegevens - Als sollicitant ben je je ervan bewust dat de gegevens die je verstrekt recent, correct en volledig moeten zijn voor een correcte selectie- en rekruteringsprocedure. Door de sollicitatie te versturen, verklaar je uitdrukkelijk dat alle gegevens die je verstrekt correct en betrouwbaar zijn.

Contacteren van vorige werkgevers of professionele connecties – ARVESTA vraagt je toestemming om je vorige werkgevers en / of de door u opgegeven contactpersonen te contacteren. ARVESTA behoudt zich het recht voor om de verkregen sollicitatie-informatie verder aan te vullen.

Bewaartermijn van je gegevens

ARVESTA gebruikt je persoonsgegevens als het daarvoor een duidelijk doel heeft. Van zodra het doel verdwijnt, verwijderen we uw gegevens.

Uw persoonsgegevens worden gedurende een periode van één (1) jaar bewaard, in geval uw kandidatuur (niet) wordt weerhouden. Mits goedkeuring van de kandidaat worden de persoonsgegevens mogelijks opgenomen in de wervingsreserve. In dit geval bewaart ARVESTA uw persoonsgegevens gedurende drie (3) jaar.

Doorgeven van persoonsgegevens

Teneinde de kwalitatieve en efficiënte verwerking van persoonsgegevens te waarborgen, kan ARVESTA een overeenkomst sluiten met derde partijen - onder andere hosting providers - om de verwerking uit te voeren in onze naam en uitsluitend conform onze instructies. Dienstverleners waarnaar uw persoonsgegevens worden overgedragen, zijn gebonden door specifieke overeenkomsten en zijn ertoe gehouden om uw persoonsgegevens veilig te bewaren. Belangrijk is te benadrukken dat uw persoonsgegevens in geen geval verkocht zullen worden aan derden.

Geschillen en andere incidenten kunnen er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens - in uitzonderlijke omstandigheden - worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties.

In het kader van interne rapportering binnen ARVESTA, teneinde consistente HR-gerelateerde beleidslijnen tot stand te brengen binnen de groep kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met de vennootschappen van ARVESTA-groep.

De technische verwerking en doorgifte van persoonsgegevens (al dan niet binnen ARVESTA of naar derde partijen) kan een doorgifte van persoonsgegevens impliceren via verschillende netwerken, met inbegrip van een overdracht van uw persoonsgegevens naar andere landen impliceren. Dat kan eveneens een overdracht zijn naar landen buiten de Europese Economische Ruimte die geen passend beschermingsniveau garanderen. In dat geval zal ARVESTA voldoende veiligheidsmaatregelen nemen (bijvoorbeeld via standaardbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens) om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

ARVESTA heeft passende maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen onder meer ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, incidentele/opzettelijke wijzigingen, verlies, vernietiging of beschadiging. Die maatregelen houden rekening met de technische mogelijkheden, de aard, de omvang, de context van de gegevens en het doel van de verkwering, alsook met het risico van de verwerking.

Teneinde de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te beschermen en om te voorkomen dat deze gegevens in handen komen van of verwerkt / gewijzigd worden door onbevoegden, worden de nodige interne maatregelen genomen door ARVESTA.

De toegang tot persoonsgegevens van sollicitanten is beperkt tot personen voor wie die toegang relevant is voor de uitoefening van zijn / haar functie. Daarenboven zijn personen die deze gegevens kunnen raadplegen, gebonden door het beroepsgeheim.

Daarnaast neemt ARVESTA ook de nodige technische maatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden. Bij eventuele uitwisseling van gegevens zorgt ARVESTA ervoor dat enkel gegevens worden uitgewisseld wanneer de ontvanger garandeert dat er gelijkwaardige maatregelen zijn genomen.

Uw rechten als sollicitant

U heeft het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in de persoonsgegevens die die over u verwerkt zijn of op verbetering van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure. U heeft bovendien het recht om de verwijdering van de verwerkte gegevens aan te vragen. Het staat de sollicitant vrij om de gegeven toestemming tot verwerking, in te trekken wanneer hij / zij dit wenst. Ook heeft de sollicitant het recht zich te verzetten tegen de manier waarop ARVESTA bepaalde gegevens verwerkt op basis van zijn gerechtvaardigd belang of om te vragen om de verwerking te beperken in specifieke omstandigheden.

Ondanks het feit dat u het recht heeft om een verzoek in te dienen om uw persoonsgegevens te laten wissen, is het mogelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens moeten behouden omwille van een wettelijke verplichting tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

Voor de uitoefening van deze rechten richt u een verzoek per e-mail of per post tot AVEVE BV, via privacy@arvesta.eu, of via: AVEVE BV - HR, Philipssite 5 bus 3 3001 Leuven.

Om uw rechten uit te oefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, vragen we u om bij uw verzoek de volgende informatie op te nemen: volledige naam, adres, e-mailadres, en een duidelijke beschrijving van uw verzoek. Er kan bijkomende informatie gevraagd worden om het voorwerp van uw vraag zo nodig beter te kunnen afbakenen of om uw identiteit te bevestiging in geval van redelijke twijfel hierover.

Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden, tenzij verlenging van die termijn noodzakelijk is. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben of een klacht heeft over hoe ARVESTA met uw persoonsgegevens omgaat, neem dan contact op met ons via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen in deze verklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum.

Lijst van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken

© 2018 Arvesta - BTW BE 0403 552 464 Gebruiksvoorwaarden - Privacy Policy - Cookie Policy